在多年机关工作实践中，我感到，起草工作报告、讲话稿等公文，遇到最多的问题是写得较平，高度不够。从某种程度上讲，“高度是公文的灵魂”。在工作报告、讲话稿写作中，如何避免平庸、提升高度？我觉得，应特别注意以下几个方面：
把握意图是前提
起草工作报告、讲话稿，首先要吃透领导的意图和目的，领会其精神。作为起草人，平常要加强各方面知识的学习和积累，这是基础，此外更要着重学习、把握以下几点：
一，中央的重大方针政策和决策部署，以及上级党委、政府的重要工作部署和要求等。下级机关的工作，必须符合中央的大政方针精神，符合上级党委、政府的要求。起草人要养成看报纸、听新闻的习惯，了解时事政治，掌握大政方针。
二，本单位的工作重点。主要领导施政思路和工作重点是什么？抓手（载体）有哪些？具体措施有哪几条？本单位重点工作进展的基本情况、存在的主要困难和问题、以后的打算等，都要了解。
三，领导的具体意见。就是领导想讲的内容，领导的精神、思路。领导的讲话和批示等，都要用心记。包括他常看的书报，也要尽量浏览一下，知道领导在关心什么。特别是要用心“悟”，琢磨他为什么要讲这些内容，为什么会关心这些事。看领导的修改稿也是一个很好的提高方法，从修改中可以看出领导的思路，悟出为什么要这样改。
注意对象很必要
工作汇报、讲话稿是给人看、给人听的，不知道对方需要了解什么，最想看、最想听到什么，就很难达到目的。
一，给上级的。要把上级领导关心、关注的问题说清楚，把下一步工作打算和建议、意见等提出来。有时要阐述理由，一般从必要性、可行性、操作性等方面阐述，要注重逻辑性，更要站得高。有时工作汇报要提出多个建议方案，应分析每个方案的利弊，让领导选择。同时，要设身处地为对方着想。常见的问题是，对一些数据，起草人是很清楚含义的，但局外人并不清楚，不能作出正确判断。如，汇报某县23个乡镇、500个村完成了什么任务，应该加上一个在全县乡镇、村总数中的占比。
二，给兄弟部门、单位的。要站在贯彻落实好上级指示、团结协作推进工作、圆满完成任务的高度，也要把握兄弟部门、单位最想知道什么。如，2015年1月初，农业部召开马铃薯主粮化战略研讨会，邀请浙江省政府领导参加并作主旨发言。浙江省马铃薯种植面积并不大，居全国第20位，为什么农业部希望浙江省作主旨发言？因为，浙江对包括马铃薯在内的旱粮生产高度重视，抓旱粮生产的力度很大，效果也很好，成功的实践经验可以为会议主题服务。而对浙江省来说，也要借此机会，宣传我省的粮食安全观，介绍做法和经验。这次会上浙江省领导的发言，得到与会领导和专家的好评，提出的建议得到了热烈的响应。
三，给下级、公众的。这一类大多是会议讲话稿，通报有关情况、部署相关工作。要把指导思想、基本原则、目标任务、时间要求、重点环节、相关措施办法、需注意的问题等，一一表达清楚，有条理、有重点。对象是学生、农民、工人、企业家等群体的，应多用质朴的、口语化的群众语言；演讲稿则要求富有激情和鼓动性；要尽量用短句。
领导思维常模拟
要注重学习从领导的角度想问题、看工作、谋措施，不断提高思考分析问题的能力。
一，学习从领导的高度想问题。平时要加强政治理论学习，树立正确的立场、观点，如政治观、大局观、群众观、发展观、法治观，等等。
二，学习用领导的眼光看工作。努力用全面的、系统的、发展的、辩证的眼光看工作。如，发生重大自然灾害后，除了抓好灾民安置、抢修灾毁工程等关系民生的工作外，还必须考虑经济发展、社会稳定等。
三，学习以务实的态度谋措施。坚持实事求是、一切从实际出发，用务实的态度，谋划符合实际需要的、可操作的具体工作措施，抓好工作任务的落实。
起草人应抓住参加会议、听取工作汇报等机会，在领导讲话前模拟自己是领导，先想一想领导可能会如何说。然后对照一下，就可以发现自己的不足，从而不断提高分析和处理问题的能力。
基本情况能归纳
有的工作汇报，往往罗列一大堆情况、数据，没有突出重点，甚至条理不清，让人摸不着头脑。因此，起草人要学会站在一定的高度来看问题、作归纳。
一，归纳应抓住特点，让人容易记住。如，2004年8月“云娜”超强台风防台抗灾工作报告写道：中国气象局分析，这次台风是自1956年以来登陆我国大陆强度最大的台风，其主要特点是：一是风力特强；二是降雨强度特大；三是影响范围广；四是风暴增水高。
二，归纳应为主题服务，抓住能说明问题的要害和关键。如上述台风四个特点“特强、特大、广、高”，都是要害，也为下文受灾严重作了铺垫和注解，给人留下了这次台风灾害损失重、人力不可抗拒的印象。
三，归纳应准确、贴切，注意客观性。要实事求是，有情况、有数据支撑，绝不能凭空编造。如，某市在全省春耕生产动员会上总结其主要做法：一是政策拉、宣传推，力求“人人想种”；二是责任压、考核督，力求“层层落实”；三是早稻扩、抛荒除，力求“处处种植”；四是科技促、服务送，力求“亩亩高产”。很好地体现了认真抓春耕生产的态度和措施。
经验体会忌空泛
重要的工作总结报告，需要回顾工作，谈谈经验、体会或教训，以坚持和发扬做得好的，防止和避免做得不够的，进而促进工作。
一，要注意真实性。无论是经验、体会还是教训，都必须是符合实际的，有客观实际情况作支撑，而且要把握好度，不能人为“拔高”，否则会显得牵强。
二，要注意观点性。经验、体会或教训的观点要鲜明，才能给人以深刻的印象。如省科技厅关于科技特派员工作的汇报，其中讲了几点启示：启示一，科技工作必须与经济建设紧密结合；启示二，科技工作、科技人员必须面向基层、面向需求；启示三，科技成果评价必须以注重实绩为改革方向；启示四，科技体制改革必须以充分激活创新主体为核心；启示五，一项富有生命力的制度必须长期坚持并不断创新。
三，要注意针对性。总结经验教训，必须紧密结合工作实际，防止脱离具体工作而笼统、抽象地总结。同时，要注意为下一步采取的工作措施作必要的铺垫，说明有关原因。如，浙江省政府防汛防台指挥部总结2004年“云娜”超强台风防台抗灾工作时，讲了几点教训：一是民宅特别是沿海民宅的抗风能力有待进一步提高，二是城乡基础设施的防台抗灾能力有待进一步提高，三是小流域山洪地质灾害防御能力有待进一步提高。这几点为加快推进省委、省政府决策的“千村示范、万村整治”工程，为增加资金投入，加强水利、电力、交通、市政和抢险救护等基础设施建设作了铺垫。
统一认识重逻辑
研究部署新的工作时，讲道理、作论述要注重逻辑性，才能以理服人，达到统一思想认识、形成工作合力的效果。
一，要摆事实。事实是最重要的逻辑前提，要用实际工作情况包括存在的突出困难和问题，通过数据和例子等来说明道理。如，省领导在全省推进空间换地加快城镇低效用地再开发现场会上的讲话《算好三本账，打好三场硬仗》提纲：一是粮食安全账，我省已逼近红线；二是发展空间账，我们已在透支未来；三是国土承载账，我们已接近临界值。要打好耕地保护战，守住浙江人民的饭碗；要打好集约突围战，实现亩产倍增目标；要打好改革攻坚战，充分释放制度红利。
二，要讲依据。可以讲理论依据、法律规定、科学规律、市场规律，等等；也可以讲上级的规定、要求。如，省领导在生态文明先行示范区建设动员会上的讲话：责任来自于中央领导的厚望和国家战略的要求；责任来自于以人为本、建设“两美”浙江的要求；责任来自于人民群众的迫切期盼和要求。
三，要有新意。大道理常常讲，尽量不要老调常谈，要多用一些新观点、新事例。如，省领导在2014年4月省防汛防台抗旱指挥部第一次成员视频会议上的讲话，要求各地高度重视防汛抗旱工作，阐述的第一条理由：做好防汛防台抗旱工作，是落实“五水共治”重大决策和人民群众新期待的需要。与“五水共治”相联系，既有高度，又有新意。
问题导向走捷径
研究部署新的工作，需要理清工作思路、工作重点、主要措施和办法，等等。如果领导没有把这些要求交代清楚，起草人员往往会苦于“无米下锅”。这个时候，可以从分析形势、研究工作中存在的困难和问题入手。只要把问题找准了，把原因分析清了，就能很快理清工作思路，并“对症下药”，制定有针对性的工作措施。
一，坚持问题导向，要深入基层调研。只有作细致的调查分析，才能发现问题、找准原因。不同的群体有不同的认识和看法，因此要听取不同层面人员的意见。听得进不同意见，才能得出客观准确的判断和结论。
二，坚持问题导向，要有准确的判断。要透过现象看本质，点准问题，找到真正的原因，不要被表面的、浅层次的现象所蒙蔽；要有辩证思考的能力。如，某调查报告写道：全省共抽查几百家获得财政资金的企业，发现50%以上企业存在虚假申报、重复申报以及资金使用不规范等问题，涉及财政补助资金几亿元。我看后提出，应再客观分析一下，违规资金在被抽查单位获得财政补助资金总数中的占比是多少？然后再分列虚假申报、重复申报以及资金使用不规范的各是多少、占多少比重？因为，这三类是性质不同的违规问题，分析清楚了，有利于政府和相关部门采取有针对性的措施。
三，坚持问题导向，要力戒以偏概全。找准了问题，对问题的影响面、影响程度也要作客观的判断，不能以偏概全，否则就不能令人信服。
提升出彩费心血
一篇工作报告、讲话稿，如果能进一步提升出彩，让人印象深刻，需要费一番心血。
一，要凝练思路。如“五水共治”的提法。这些年浙江经济快速发展，但一些地方水污染严重，2013年遭受了历史罕见的夏季高温干旱灾害，10月初台风强降雨造成余姚等地严重水灾，广大群众迫切要求治污水、修水利。省委、省政府顺应民意，作出“五水共治”重大决策。的确，治污水、防洪水、排涝水、保供水、抓节水是浙江当前紧迫的任务；“五”不但数字概念清晰，而且很形象，治污水最重要，是大拇指，五个手指头合起来是一个拳头，与促进经济发展转型升级“组合拳”相印证；一个“共”字，讲出了全面治水，系统治水，上下同心合力治水。
二，要提炼标题。看文件看标题，听讲话记要点。对大小标题，要千锤百炼、精心推敲。如，省领导在2011年大学生现代农业创业报告会上的讲话：1.这些典型的创业创新精神值得赞赏弘扬（创业精神可嘉；创业模式可学；创业成果可喜）。2.大学生在现代农业创业就业大有可为（农业是希望的田野，发展前景极其广阔；农业是人才的洼地，大学生极易脱颖而出；农业是政策的高地，大学生创业绝非孤军奋战；农业是实践的园地，大学生创业极为适宜）。3.全社会进一步支持大学生农业创业就业（政策上扶一把；服务上再帮一把；舆论上再推一把）。这个讲话稿起草时，在大小标题提炼上下了一些功夫，大学生们听了深受鼓舞。
三，要重视帽段。除了大小标题，帽段也很容易引起注意。一些“点睛之笔”的重要观点、结论、数据等，应尽量放在帽段，给人以较深的印象。
四，要生动活泼。一般公文比较严肃，但讲话稿完全可以生动活泼一些。可以多引用一些名言名句；可以巧用一些形象比喻，增强可读、可听性。
五，要言简意赅。有位省领导对公文的一个要求是“大家看得懂,每句都有用”。后一句就是要求简单，没有用的就不要写。要提倡写短文、讲短话。有的年年开的会议，讲话稿不应再面面俱到，而是着重讲几个重点问题，这样的效果反而更好。
六，要文风适宜。一般公文要平实、严谨、质朴。应多分段落，有的文稿不注意分段，让人看得很累。讲话稿应多用短句，长句读得吃力且易读错。演讲稿则可以多用排比句，这样更富有鼓动性。
（来源：《秘书工作》201504期作者系浙江省水利厅厅长、党组书记，曾任省政府副秘书长）